Adjointe administrative

Profil de l'organisation
iA Groupe financier est la quatrième société d'assurance de personnes la plus importante au Canada. Elle offre une gamme variée de produits et de services, accompagne ses clients à chaque étape de leur vie et répond à tous les besoins de ces derniers grâce à son large réseau de vente. Fondée en 1892, sa stabilité et sa solidité font d’elle un employeur de choix qui investit dans le développement de ses employés, dans une perspective à long terme.

Présent dans toutes les régions du pays, de même qu’aux États-Unis, iA Groupe financier possède plus de 5 000 employés qui ont tous comme objectif commun d’offrir le meilleur service qui soit à leurs clients.

Description
On vous reconnaît comme étant une personne débrouillarde, proactive et organisée ? Vous aimeriez évoluer dans un environnement dynamique où les priorités sont changeantes selon les diverses demandes des clients internes ? Nous avons un poste pour vous !

En effet, le secteur administratif de l’Épargne et retraite collectives est à la recherche d’une Adjointe de direction afin de soutenir la Directrice principale dans son quotidien. Concrètement, vous aurez à collaborer étroitement avec cette dernière afin d’assurer une gestion efficace, rigoureuse et proactive de ses activités quotidiennes tout en proposant des solutions pour améliorer continuellement les processus en place. Vous apporterez également un support administratif à l’équipe de gestion de la Direction principale pour les bureaux de Québec de Toronto.

Plus en détail, les tâches consistent à :

•Soutenir la gestionnaire dans la coordination et la planification des activités quotidiennes
•Gérer les courriels et les appels et s’assurer du suivi des dossiers qui y sont reliés
•Coordonner le calendrier, gérer les rendez-vous et faire le suivi des diverses demandes
•Planifier, organiser et préparer les rencontres et le matériel nécessaire
•Concevoir, produire et rédiger divers documents (correspondance, communiqués, comptes rendus, rapports, présentations en soutien aux réunions)
•Coordonner les différents évènements internes pour les employés
•Organiser et confirmer les voyages d’affaires
•Préparer et soumettre les notes de frais
•Soumettre les factures pour paiement
•Agir en tant que personne-ressource pour tous les employés du secteur en ce qui a trait aux demandes d’informations concernant les politiques et les procédures administratives
•Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes administratives des autres directions

Exigences
•DEP, DEC ou AEC en bureautique ou dans un domaine connexe
•6 à 8 ans d’expérience pertinente ou toute autre combinaison jugée équivalente de formation ou d’expérience
•Anglais de niveau avancé, autant à l’oral qu’à l’écrit
•Connaissance avancée de la Suite Office
•Connaissance du logiciel Visio
•Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite
•Pensée stratégique et sens politique développés

Vous vous reconnaissez ? N’hésitez plus et débutez dès maintenant une carrière stimulante au sein d’une entreprise renommée !